78 Prozent der Schweizer Unternehmen hatten in den letzten Jahren Schwierigkeiten, Stellen zu besetzen. Flexible Personallösungen bieten einen Ausweg aus diesem Dilemma. Insbesondere im Gesundheitswesen zeigt sich das Problem deutlich: Offene Stellen bleiben durchschnittlich 187 Tage unbesetzt. Gleichzeitig nutzen bereits 42 Prozent der Unternehmen temporäre Fachkräfte, um Vakanzen auszugleichen. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie mit flexiblen Personalmodellen schwankenden Bedarf meistern, welche Lösungsansätze es gibt und wie Sie diese erfolgreich in Ihrem Unternehmen implementieren.
Was sind flexible Personallösungen?
Definition und Abgrenzung
Flexible Personalbesetzung bezeichnet eine Strategie, mit der Unternehmen temporäre Arbeitskräfte einsetzen. Dabei greifen HR-Teams auf Auftragnehmer, unabhängige Freiberufler, Gigworker und über Vermittler bereitgestellte Arbeitskräfte zurück, die nicht auf der Gehaltsliste des Unternehmens stehen. Diese Personallösungen ermöglichen es Arbeitgebern, eine höhere Flexibilität bei Schwankungen zu erreichen, beispielsweise saisonal oder projektbezogen.
FlexWork fungiert als Sammelbegriff für Beschäftigungsformen, die von herkömmlichen Modellen in drei Kategorien abweichen:
- Flexible Arbeitszeitmodelle schaffen Gestaltungsspielraum bezüglich der Arbeitszeit, zum Beispiel durch Gleitzeit oder Teilzeit
- Mobile Arbeit, Homeoffice und Telearbeit eröffnen größere Freiheit bei der Wahl des Arbeitsortes
- Flexible Vertragsmodelle erlauben Arbeitgebern eine höhere Flexibilität bei Schwankungen, wie Zeitarbeit und Temporärarbeit
Im Gegensatz dazu beschreiben flexible Arbeitsmodelle primär Arbeitszeit- und Arbeitsortregelungen, die Mitarbeitenden ermöglichen, ihre Arbeitsbedingungen nach persönlichen Bedürfnissen zu gestalten, ohne betriebliche Anforderungen zu gefährden. Der Begriff New Work umschreibt moderne Arbeitsweisen der heutigen Gesellschaft im globalen und digitalen Zeitalter. Während diese Konzepte die Mitarbeitendenperspektive betonen, fokussieren flexible Personallösungen auf die Bedürfnisse der Arbeitgeber.
Bei der Temporärarbeit schließt ein Unternehmen den Arbeitsvertrag nicht direkt mit dem Arbeitnehmer, sondern mit einer Zeitarbeitsfirma, die den Arbeitnehmer an das Unternehmen verleiht. Freelancer ermöglichen maximale Flexibilität auf beiden Seiten und können für bestimmte Projekte oder langfristig für gewisse Aufgaben beschäftigt werden. Der Vorteil: Freelancer werden ausschließlich für das bezahlt, was sie erbringen, ohne Lohnnebenkosten oder Verpflichtungen.
Einsatzbereiche im Unternehmen
Unternehmen nutzen flexible Personalbesetzung aus verschiedenen Gründen. Sie füllen damit temporäre Personalengpässe, wenn sich beispielsweise eine festangestellte Mitarbeiterin im Mutterschaftsurlaub befindet. Ebenso bewältigen sie temporäre Arbeitsnachfrage bei Saisonarbeit.
Weitere Einsatzbereiche umfassen die Erprobung von temporären Arbeitskräften als potenzielle Festangestellte. Kleinunternehmen nutzen diese Lösungen anstelle von teuren Vollzeiteinstellungen. Darüber hinaus ermöglichen sie Zugang zu Top-Talenten unter Arbeitskräften, die einen flexiblen Zeitplan bevorzugen, wie Eltern und Studenten.
Der internationale Wettbewerb durch Globalisierung erhöht den Flexibilisierungsdruck auf Unternehmensseite. Personalkosten generieren in den meisten Unternehmen einen hohen Anteil der Gesamtkosten. Arbeitgeber zielen darauf ab, mit steigender Flexibilität Schwankungen aufzufangen und die Effizienz zu steigern.
Die alternde Bevölkerung und der Fachkräftemangel auf dem Arbeitsmarkt verleihen der Nachfrage nach flexiblen Arbeitsmodellen starkes Gewicht. Das Machtverhältnis verschiebt sich vom Arbeitgebenden hin zum Arbeitnehmenden. In unsicheren Zeiten wird es besonders wichtig, auf kosteneffiziente, bewährte und flexible Personallösungen zu setzen, um mit limitiertem Budget durch verschiedene Krisen zu gelangen.
Herausforderungen bei schwankendem Personalbedarf
Starre Hierarchien verhindern eine zeitgemäße Personalplanung und wirken sich negativ auf die Wettbewerbsfähigkeit aus. Organisationen ohne agile Struktur können auf Arbeitsmarkt- und Personalveränderungen nicht schnell genug reagieren. Der wirtschaftliche und gesellschaftliche Wandel sowie die wachsende Automatisierung von Produktionsprozessen verlangen von Ihnen, den aktuellen und zukünftigen Personalbestand ernst zu nehmen.
Saisonale Auslastungsschwankungen
Wiederkehrende Muster beeinflussen Nachfrage, Umsatz und damit den Personalbedarf in zahlreichen Branchen. Im deutschen Einzelhandel steigt der Umsatz im Dezember regelmäßig um 20 bis 30 Prozent gegenüber dem Jahresdurchschnitt. Das Weihnachtsgeschäft ist damit jedes Jahr der wichtigste Umsatztreiber.
Die Bauwirtschaft zeigt das Gegenteil: Von Dezember bis Februar sinkt die Zahl der geleisteten Arbeitsstunden im Schnitt um rund 10 Prozent. Witterungsbedingte Einschränkungen bremsen die Produktivität. Im Tourismus verzeichnen Betriebe während der Sommermonaten massive Nachfragesteigerungen, während die Nebensaison deutliche Rückgänge bringt.
Die Gastronomie und Beherbergung zeigen die Abhängigkeit von Nachfragespitzen besonders deutlich: 2023 lag die Zahl der offenen Stellen in diesen Branchen um 38 Prozent höher als im Durchschnitt aller Wirtschaftszweige. KMU im Tourismus benötigen im Schnitt 8 bis 12 Wochen Vorlaufzeit, um zusätzliche Mitarbeitende zu rekrutieren oder bestehende Teams rechtzeitig zu schulen. Wer zu spät handelt, riskiert offene Stellen, unzureichende Einarbeitung und Serviceeinbußen in der Hochsaison.
Krankheits- und Ferienausfälle
Mitarbeitende fehlen pro Jahr durchschnittlich 6 bis 8 Tage wegen Krankheit und Unfall. Die Tendenz steigt: Im vorletzten Jahr blieben Mitarbeitende im Schnitt an 8,6 Tagen krank oder nach einem Unfall daheim. Das ist rund ein Drittel mehr als vor 15 Jahren. Die Zunahme ist auf Krankheitsfälle zurückzuführen, während Unfälle deutlich zurückgegangen sind.
Fälle mit psychischen Krankheiten nahmen innert zehn Jahren um rund 60 Prozent zu. Ein Ausfall bei einer Krankschreibung aus psychischen Gründen dauert durchschnittlich 218 Tage. Das ist deutlich länger als bei körperlichen Erkrankungen. Für kleinere Firmen werden die zunehmenden Absenzen zum Problem, da sie Mühe haben, zahlbare Krankentaggeldversicherungen abzuschließen.
Absenzen verursachen hohe direkte Lohnkosten. Die weniger offensichtlichen indirekten Kosten sind mindestens doppelt so hoch wie die direkten Kosten. Ausfälle führen zu höheren Belastungen und erlebter Unfairness im unmittelbaren Arbeitsumfeld, was zu zusätzlichen Krankheitsausfällen führen kann.
Projektbasierte Personalbedarfe
Neue Projekte führen zu einem erhöhten Personalbedarf. In solchen Situationen benötigen Sie eine schnelle und flexible Lösung, unabhängig davon, ob es sich um einen Kurzzeiteinsatz handelt oder einen Einsatz für längere Zeit. Sonderaufgaben und Projekte binden Ihre Mitarbeitenden, oft diejenigen mit speziellen Kompetenzen.
Produktionsprozesse und Industrieprojekte kennen keine Wartezeiten. Besonders gefragt ist die Rekrutierung vieler Mitarbeitender in kurzer Zeit in der Logistik, Produktion, im Eventbereich, in der Gastronomie, bei Messen oder in der Montage. Überall dort, wo kurzfristig viele Mitarbeitende benötigt werden, stehen Unternehmen vor der Herausforderung, Geschwindigkeit, Qualität und Verlässlichkeit zu vereinen.
Fachkräftemangel und Rekrutierungsschwierigkeiten
Der Fachkräftemangel-Index lag 2022 rund 21 Prozentpunkte über dem Vorkrisenniveau. Für die vergangenen drei Jahre gaben 66 Prozent der KMU die Rekrutierung als sehr oder eher schwierig an. Für die kommenden drei Jahre erwarten 51 Prozent eine weitere Verschlechterung.
Der Renteneintritt der Babyboomer ist für mehr als ein Drittel der KMU ein Problem. Mit dem vermehrten Renteneintritt der Babyboomer nimmt das inländische Arbeitskräfteangebot bis in die 2030er-Jahre hinein spürbar ab. Fast ein Drittel der Unternehmen sagt explizit, dass die kürzlich erfolgte Pensionierung ihrer Angestellten eine der Ursachen für die schwierige Arbeitskräftesituation im eigenen Betrieb sei.
Zwei von drei Unternehmen haben Rekrutierungsschwierigkeiten, oftmals aufgrund unzureichender Kompetenzen der Bewerbenden. Je höher qualifiziert die Belegschaft, desto öfter wurde von Rekrutierungsschwierigkeiten berichtet und desto länger dauerte es im Schnitt bis die offene Stelle besetzt werden konnte.
Arten von flexiblen Personallösungen
Verschiedene Ansätze ermöglichen es Ihnen, Personalengpässe gezielt zu überbrücken. Die Wahl der richtigen Lösung hängt von Ihrem konkreten Bedarf, der Dauer des Einsatzes und den erforderlichen Qualifikationen ab.
Temporärarbeit und Personalverleih
Der Personalverleiher fungiert als rechtlicher Arbeitgeber seiner Temporärarbeitenden. Er findet für sie eine Arbeitsstelle in einem Einsatzbetrieb, schliesst mit ihnen einen Arbeitsvertrag ab und zahlt ihren Lohn. Sie als Einsatzbetrieb weisen die Temporärarbeitenden in ihre Aufgaben ein, integrieren sie ins Firmenteam und geben ihnen Feedback.
Diese Lösung bietet Ihnen mehrere Vorteile: Sie sparen Kosten für Personalsuche, Personalauswahl und Personaleinstellung. Ihnen steht ein großer Pool aus motivierten und geschulten Leiharbeitern zur Verfügung. Ihre Personalkosten bleiben bei voller Kostentransparenz überschaubar und kalkulierbar. Ihnen werden nur die tatsächlich geleisteten Stunden der Zeitarbeitskräfte in Rechnung gestellt.
Die Swissstaffing-Studie zeigt, dass rund 50 Prozent der temporär Beschäftigten innert zwölf Monaten für eine Dauerstelle engagiert werden. Sie können Zeitarbeitskräfte unter realen Bedingungen kennenlernen und bei Bedarf übernehmen.
Freelancer und externe Fachkräfte
Freie Mitarbeiter sind selbständige Arbeitskräfte, die aufgrund eines freien Dienst- oder Werkvertrages Aufträge selbständig und persönlich ausführen, ohne dabei Arbeitnehmer des Auftraggebers zu sein. Sie werden häufig eingesetzt, wenn Personalengpässe eintreten, feste Mitarbeiter aber wegen der hohen Fixkosten auf Dauer nicht rentabel wären.
Durch den Einsatz freier Mitarbeiter kann das Wissen Ihrer festangestellten Mitarbeiter auf den neuesten Stand gebracht werden. Sie profitieren von den Erfahrungen, die freie Mitarbeiter in anderen Firmen gesammelt haben. Besonders in den Berufsgruppen der Gastronomie, des Verkehrsgewerbes, der Werbung und Medien, im Journalismus oder der Informationstechnik gibt es häufig freie Mitarbeiter.
Interne Personalpools
Die Nutzung eines Personalpools mit externen Fachkräften reduziert Ihre Rekrutierungskosten erheblich. Externe Fachkräfte im Personalpool sind erfahrene Profis, die bereits mit Ihren internen Prozessen und Anforderungen vertraut sind. Dies ermöglicht eine nahtlose Integration in laufende Projekte, da die Einarbeitungszeit minimiert wird.
Moderne Pool-Software erleichtert das Matching von Fachkräften mit Projekten, die Verwaltung von Verfügbarkeiten und die Kommunikation. Externe Fachkräfte im Personalpool sind oft daran interessiert, kontinuierlich gute Arbeit zu leisten, um weitere Aufträge zu erhalten.
Teilzeit- und Jobsharing-Modelle
Beim Jobsharing teilen sich zwei oder mehr Arbeitnehmer einen Job. Es stellt eine spezielle Form der Arbeitsplatzteilung im Rahmen eines Teilzeitarbeitsverhältnisses dar. Die Mitarbeitenden im Jobsharing-Modell erhalten jeweils einen eigenen Teilzeitarbeitsvertrag.
Mehrere Modelle stehen zur Verfügung: Beim Jobpairing teilen sich die Fachkräfte Arbeitszeit, Aufgaben und Entscheidungen. Beim Jobsplitting hat jede Person ihren eigenen Aufgabenbereich und arbeitet unabhängig. Beim Topsharing teilen sich zwei Führungskräfte einen Job und tragen gemeinsam die Verantwortung.
Hybride Lösungsansätze
Die Covid-19-Pandemie beschleunigte den Übergang zu hybriden Arbeitsmodellen. Eine aktuelle Umfrage von Gallup zeigt, dass 80 Prozent der remote-fähigen Mitarbeitenden entweder hybrid oder vollständig remote arbeiten möchten. In Deutschland sind 38 Prozent der Arbeitnehmenden bereit, eine Gehaltskürzung in Kauf zu nehmen, um nicht wieder Vollzeit ins Büro zurückkehren zu müssen.
Unternehmen sind nicht mehr auf lokale Arbeitskräfte beschränkt. Sie können Talente aus der ganzen Welt rekrutieren, ohne durch geografische Beschränkungen eingeschränkt zu sein.
Vorteile flexibler Personallösungen für Unternehmen
Der Einsatz flexibler Personallösungen schafft messbare Vorteile für Ihr Unternehmen. Die Kombination aus Kostenoptimierung, operativer Agilität und Zugang zu Expertenwissen macht diese Modelle zu einem strategischen Instrument.
Kosteneffizienz und Budgetkontrolle
Externe Fachkräfte ermöglichen Kosteneinsparungen von 20 bis 40 Prozent gegenüber internen Teams. Diese Einsparungen entstehen hauptsächlich durch wegfallende Personalnebenkosten, Infrastrukturkosten und spezialisierte Softwarelizenzen. Temporäre Pflegefachkräfte ermöglichen es Spitälern und Pflegeheimen, flexibel auf Schwankungen im Personalbedarf zu reagieren, ohne langfristige Fixkosten einzugehen.
Direkte Kosteneinsparungen ergeben sich durch den Wegfall von Rekrutierungskosten, Weiterbildungsmaßnahmen und teuren Softwarelizenzen. Externe Dienstleister verfügen bereits über die notwendigen Tools und geschultes Personal, wodurch Anlaufkosten entfallen. Indirekte Einsparungen entstehen durch verkürzte Projektlaufzeiten und reduzierten internen Koordinationsaufwand.
Sie zahlen ausschließlich für tatsächlich benötigte Arbeitszeit, statt eine feste Personalreserve vorzuhalten, die oft nicht voll ausgelastet ist. Ihre Aufwände bleiben besser planbar und skalierbar.
Schnelle Reaktionsfähigkeit
Unternehmen, die bereits erfolgreich auf flexible Personalplanung setzen, berichten von schnelleren Projektstarts, weil benötigte Rollen kurzfristig besetzt werden können. Hochqualifizierte Temporararbeitende springen in Lücken, die der Fachkräftemangel in Branchen wie der Pharmaindustrie, der IT oder im Gesundheitssektor reisst.
Personalverantwortliche können mit Hilfe moderner Plattformen Personal jederzeit und von überall aus buchen. Bei Personalengpässen steht ein Fachkräftepool aus über 60.000 Ärztinnen und Pflegefachkräften verschiedener Fachrichtungen zur Verfügung. Innerhalb des Partnernetzwerkes aus über 5.000 medizinischen Einrichtungen konnten Personallücken nicht nur geschlossen, sondern auch langfristig vermieden werden.
Zugang zu Spezialwissen
In einigen Pflegebereichen wie Intensiv- oder Notfallpflege ist hoch spezialisiertes Fachwissen erforderlich. 15 Prozent der Unternehmen geben an, dass der Zugang zu Spezialistinnen und Fachkräften ein Grund für die Nutzung von Temporärarbeit sei. Temporäre Pflegefachkräfte bringen oft spezifische Kenntnisse aus verschiedenen Einsätzen mit und können gezielt für spezialisierte Bereiche oder kurzfristige Projekte eingesetzt werden.
Externe Engineering-Partner bieten sofortigen Zugang zu Spezialwissen, ohne dass eine langfristige Personalbindung erforderlich ist. Erfahrene Partner arbeiten effizienter und vermeiden kostspielige Planungsfehler. Sie können bei Großprojekten schnell zusätzliche Expertise hinzuziehen und bei geringerer Auslastung Kosten reduzieren, ohne Festangestellte freisetzen zu müssen.
Entlastung des Stammpersonals
Durch den kurzfristigen Einsatz von Fachpersonal sinkt das Arbeitspensum für Ihr Team und ermöglicht ein entspannteres Arbeitsumfeld. Temporäre Pflegefachkräfte helfen, das Stammpersonal gezielt zu entlasten und die Arbeitszufriedenheit zu steigern. Durch eine flexible Personalplanung lassen sich Überstunden reduzieren und planbare Freizeit für festangestellte Mitarbeitende ermöglichen.
Flexible Mitarbeitende entlasten dort, wo der Bedarf entsteht. Dies führt zu weniger Überstunden, stabileren Schichten und spürbar niedrigeren Tageskosten. Durch digitales Personalmanagement finden sich Lösungen schneller und effektiver, was das Vertrauen in die Führungspositionen stärkt.
Erfolgreiche Implementierung in der Praxis
Die Umsetzung flexibler Personallösungen erfordert strukturiertes Vorgehen. Folgende Schritte führen zu einem erfolgreichen Einsatz in Ihrem Unternehmen.
Bedarfsanalyse durchführen
Zunächst legen wir den Planungshorizont fest und entscheiden, ob wir kurzfristig operativ oder langfristig strategisch planen. Anschließend leiten wir aus Ihrer Unternehmensstrategie konkrete Ziele ab. Die Ermittlung des quantitativen Personalbedarfs zeigt uns, wie viele Mitarbeitende zu welchem Zeitpunkt benötigt werden. Gleichzeitig bestimmen wir den qualitativen Bedarf und definieren erforderliche Qualifikationen, Fähigkeiten und Einsatzbereiche. Die Planungsergebnisse wandeln wir in konkrete personalwirtschaftliche Maßnahmen um. Dabei berücksichtigen wir organisatorische Rahmenbedingungen und verfügbare Ressourcen.
Passende Anbieter und Partner auswählen
Wir wählen Partner nach ihrer Branchenerfahrung und dem Zugang zu Fachkräftenetzwerken aus. Flex Suisse verfügt über ein Netzwerk von mehr als 12.000 Experten in den Bereichen Legal und Compliance. Coople ermöglicht direkten Zugang zu qualifizierten temporären Mitarbeitenden über eine Plattform. Unternehmen sparen durchschnittlich bis zu 70 Prozent der üblichen Kosten traditioneller Anbieter.
Digitale Tools zur Personalplanung nutzen
Moderne Workforce-Management-Tools bündeln Dienstplanung, Zeiterfassung, Urlaubsverwaltung und Reporting in einem System. Software wie Microsoft Teams bietet Echtzeiteinblicke in Zeitpläne unter Berücksichtigung von Verfügbarkeit, Qualifikationen und arbeitsrechtlichen Bestimmungen. Cloud-basierte Lösungen erfordern keine Installation und laufen nach der Registrierung über einen Browser.
Rechtliche Rahmenbedingungen beachten
Das Schweizer Arbeitsgesetz schreibt maximale wöchentliche Arbeitszeiten, Mindestpausen und Ruhezeiten vor. Bei Arbeitnehmerüberlassung benötigen Verleiher eine Erlaubnis der Bundesagentur für Arbeit. Die Kosten betragen 377 Euro für die erstmalige Beantragung. Nach neun Monaten erhalten Leiharbeitnehmende gleichwertiges Arbeitsentgelt wie die Stammbelegschaft.
Schlussfolgerung
Flexible Personallösungen bieten Ihnen einen strategischen Vorteil im Wettbewerb um Fachkräfte. Sie meistern damit saisonale Schwankungen, überbrücken Ausfälle und realisieren Projekte, ohne langfristige Fixkosten einzugehen. Mit den richtigen Partnern und digitalen Tools setzen Sie diese Modelle effizient um.
Beginnen Sie mit einer gründlichen Bedarfsanalyse und wählen Sie anschließend die passende Lösung für Ihre Anforderungen. Temporärarbeit, Freelancer oder hybride Modelle entlasten Ihr Stammpersonal spürbar und senken gleichzeitig Ihre Personalkosten um bis zu 40 Prozent. Auf diese Weise sichern Sie die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens und schaffen gleichzeitig attraktive Arbeitsbedingungen für Ihre Mitarbeitenden.
FAQs
Q1. Was versteht man unter flexiblen Personallösungen? Flexible Personallösungen sind Strategien, mit denen Unternehmen temporäre Arbeitskräfte einsetzen, ohne diese fest anzustellen. Dazu gehören Temporärarbeit, Freelancer, interne Personalpools sowie Teilzeit- und Jobsharing-Modelle. Diese Lösungen ermöglichen es Arbeitgebern, schnell auf Personalschwankungen zu reagieren – sei es saisonal, projektbezogen oder bei kurzfristigen Ausfällen.
Q2. Welche Vorteile bieten flexible Personallösungen für Unternehmen? Flexible Personallösungen ermöglichen Kosteneinsparungen von 20 bis 40 Prozent gegenüber Festanstellungen, da Personalnebenkosten und Infrastrukturkosten entfallen. Unternehmen profitieren von schneller Reaktionsfähigkeit bei Personalengpässen, Zugang zu Spezialwissen und gezielter Entlastung des Stammpersonals. Zudem zahlen Sie nur für tatsächlich benötigte Arbeitszeit, was die Budgetkontrolle erleichtert.
Q3. Wie unterscheiden sich Temporärarbeit und Freelancer? Bei der Temporärarbeit fungiert ein Personalverleiher als rechtlicher Arbeitgeber und stellt Mitarbeitende dem Einsatzbetrieb zur Verfügung. Freelancer hingegen sind selbständige Arbeitskräfte, die auf Basis von Dienst- oder Werkverträgen arbeiten und nicht auf der Gehaltsliste des Unternehmens stehen. Beide Modelle bieten Flexibilität, unterscheiden sich aber in der rechtlichen Struktur und Verantwortung.
Q4. Welche Herausforderungen lösen flexible Personallösungen? Flexible Personallösungen helfen bei saisonalen Auslastungsschwankungen, Krankheits- und Ferienausfällen sowie projektbasierten Personalbedarfen. Sie bieten auch eine Antwort auf den Fachkräftemangel und lange Rekrutierungszeiten. Besonders in Branchen wie Gastronomie, Gesundheitswesen und Bauwirtschaft, wo der Personalbedarf stark schwankt, sind diese Lösungen unverzichtbar.
Q5. Worauf sollte man bei der Implementierung flexibler Personallösungen achten? Für eine erfolgreiche Implementierung sollten Sie zunächst eine gründliche Bedarfsanalyse durchführen und den quantitativen sowie qualitativen Personalbedarf ermitteln. Wählen Sie Partner mit Branchenerfahrung und Zugang zu Fachkräftenetzwerken aus. Nutzen Sie digitale Tools zur Personalplanung und beachten Sie unbedingt die rechtlichen Rahmenbedingungen wie maximale Arbeitszeiten und Regelungen zur Arbeitnehmerüberlassung.